Ако треба да направите листу било чега, примамљиво је да видите Екцел као подразумевано спремиште: на крају крајева, то је само мала листа ставки за вас или неколико блиских колега.

Можда вам је потребно нешто софистицираније, као што су формуле за прорачуне или макро програмирање за аутоматизацију прикупљања и обраде података.

Нажалост, лакоћа са којом можете да почнете да радите у Екцел-у или у конкурентском програму за табеларне прорачуне је такође један од његових највећих проблема. Оно што почиње као мали пројекат у Екцел-у прераста у нешто огромно, у ком тренутку можете се суочити и са проблемима брзине и стабилности или чак развојним проблемом који не можете да решите.

Штавише, задаци управљања великим подацима често представљају значајне изазове, као што су организација, имплементација, класификација датотека, управљање базом података, сарадња корисника и још много тога. Све што је потребно да се разбије структура базе података је постављање података у погрешно подручје, недоследно куцање података или чак двоје људи који раде на истом листу. Неколико ствари може да крене наопако, узрокујући временска кашњења и могући губитак података.

Овај чланак објашњава најчешће проблеме који се јављају када користите Екцел табеле, како да их решите и када вам је боље да предузмете корак и пређете на базу података.

Проблем #1: Уређивање за више корисника у Екцел-у

Када Екцел системи расту органски, брзо наиђете на проблеме у којима један корисник отвара радну свеску у било ком одређеном тренутку, а другој особи је речено да је већ отворена. Други корисник може да откаже, сачека или погледа верзију само за читање. Екцелово обећање да ће вас обавестити када друга особа изађе из радне свеске је коцкање јер не проверава статус тако често и можда вас никада неће просветлити. Чак и ако јесте, неко други би се могао пријавити и отворити датотеку пре вас.

Да бисте избегли ефекте „самосталног корисника“, можете да користите Екцел Онлине (смањену верзију Екцел-а засновану на вебу) или да укључите Заједничке радне свеске одлика. Ево кратког водича о томе како да делите табелу.

1. Отворите жељену табелу и кликните на Филе на врху.
2. Затим у менију са леве стране кликните на Објави да отворите нови прозор.
3. Сада унесите информације о кориснику са којим желите да делите табелу.

Такође можете поделити податке у неколико радних свеска тако да различити људи раде на различитим радним свескама, а да не газе једни другима.

2. питање: Екцел дељене радне свеске

Екцел Онлине подразумевано омогућава више уређивача, али му недостаје много функционалности. Услуга се не бори ни за шта осим за најједноставније задатке. Иако функција Заједничке радне свеске изгледа као да би требало да уради посао, пуна је ограничења. Не можете да креирате табелу или да избришете блок ћелија ако је радна свеска дељена, на пример.

Када Екцел системи расту органски, наилазите на проблем да само један корисник може да отвори радну свеску у било ком тренутку.

Постоје заобилазна решења за нека онлајн Екцел ограничења. За друге, ради се о промени структуре радне свеске, а не о коришћењу већ постављене радне свеске - али овај сценарио често стане на пут. Као резултат тога, немогуће је користити заједничку радну свеску на исти начин на који бисте користили обичну радну свеску за једног корисника.

Промене у дељеним радним свескама се синхронизују између корисника сваки пут када се радна свеска сачува. Ова радња се поставља на временски распоред, на пример, приморава се на чување сваких пет минута. Међутим, трошкови редовног чувања и праћења промена сваког корисника су прилично велики. Радне свеске могу брзо порасти у величини и оптеретити вашу мрежу, успоравајући друге системе.

Проблем #3: Екцел повезане радне свеске

Подела ваших података на више радних свеска може да пружи решење за проблем уређивања за више корисника. Ипак, вероватно ће морати да имају везе између себе како би се вредности унете у једну користиле у другој. Везе између радних књига су такође корисне за чување одвојених података у засебним датотекама, уместо да појединачни листови буду у једној радној свесци.

Нервирајуће, ове везе су још један извор фрустрације и нестабилности. Они постају апсолутни, укључујући пуну путању до изворне радне свеске, или релативни, укључујући разлику између изворне и одредишне путање. Иако ово звучи разумно, Екцел користи тајанствена правила да одлучи када ће користити сваки тип везе и променити их.

Правила су регулисана неколико опција и да ли су радне свеске сачуване пре уметања веза. Везе се такође мењају када сачувате радну свеску или отворите и користите Сачувај као да направите дупликат, уместо да копирате датотеку користећи Филе Екплорер. Резултат све ове конфузије и неизвесности је да се везе између радних свеска лако прекидају, а опоравак од прекинутих веза је дуготрајан процес. Нико не добија приступ погођеним датотекама.

Повезани подаци се ажурирају само када се датотеке отворе осим ако изричито кликнете Подаци > Упити и везе > Уреди везе > Ажурирај вредности. Ево кратке демонстрације.

1. Отворите жељену табелу и кликните на Подаци на врху.
2. Сада, лоцирај Упити иВезе и кликните на Уреди везе.
3. Затим изаберите Ажурирај вредности.

Ако ваше везе нису између две радне свеске, већ покривају три или више, морате да отворите све радне свеске исправним редоследом да бисте обезбедили да ажурирани процеси података буду у правом редоследу, од прве до друге до треће. Ако промените вредност у првој радној свесци, а затим отворите трећу, она неће видети никакве промене јер друга радна свеска није ажурирала своје вредности.

Ово повезивање података је логично, али повећава вероватноћу да су информације или нетачне или да ћете покушати да отворите радну свеску коју неко други већ уређује.

Наравно, можете покушати да избегнете повезане радне свеске у потпуности, али постоји шанса да ћете на крају унети исте податке у више од једне радне свеске, а са тим долази и опасност да их сваки пут унесете мало другачије.

Проблем #4: Валидација Екцел података

Грешке се могу увући у податке унутар било ког рачунарског система: људи погрешно уписују речи или транспонују цифре у бројеве са монотоном правилношћу. Ако ваши подаци не буду проверени док су унети, имаћете проблема.

Екцел подразумевано прихвата све што корисник унесе. Могуће је подесити валидацију на листама за тражење, али их је тешко одржавати, углавном ако се исто поље користи на више места. Ако корисници морају да уносе ИД бројеве докумената или референтне бројеве корисника без икаквих провера, лако је повезати погрешне записе, а да тога нису свесни. Интегритет података система постаје фатално угрожен, а свака анализа података је сумњива.

Можда већ трпите последице проблема са валидацијом података, а да нисте схватили основни узрок. Размотрите ситуацију у којој имате листу фактура у Екцел-у. Корисник мало другачије уписује име купца на свакој фактури. Као резултат, добијате фактуре за „Јонес Лтд“, „Јонес Лимитед“, „Јонсе Лтд“ и „јонесс“. Можда сте свесни да се све ово односи на исту компанију, али Екцел не. Свака анализа података о фактури, као што је стожерна табела заснована на купцима по месецима, даје више резултата када би требало да постоји само један.

Проблем #5: Екцел навигација

Велике радне свеске су изазовне за навигацију. Картице за листове на дну прозора су ужасан механизам за сналажење када их има у великом броју. Са више картица које се могу приказати на екрану, постаје тешко пронаћи оно што вам треба. Ево брзог начина за навигацију кроз листове.

1. При дну, са леве стране екрана, кликните десним тастером миша на дугмад са стрелицама, лево од назива листова, да бисте приказали Активирајте лист дијалог.

Наведено је само првих 20 листова пре него што морате да се крећете кроз листу. Не постоји начин да сортирате, групишете или тражите лист који желите. Прозор би требао изгледати отприлике као онај приказан испод.

Проблем #6: Екцел безбедност

Можете да додате безбедност Екцел радним свескама, али има проблема. Заштита је много више усмерена ка заштити структуре радне свеске, а не података. Можете покушати да закључате неке листове и ћелије како бисте спречили кориснике да мењају структуру и формулу, али ако могу да виде податке, обично могу да промене било који или све (осим ако не урадите креативно програмирање макроа).

Проблем #7: Проблеми са брзином програма Екцел

Екцел није најбржа апликација, а његов програмски језик, ВБА, је спор у поређењу са професионалнијим програмским језицима као што је Ц#. Овај сценарио произилази из намераване употребе и флексибилне природе Екцел-а. То је, на крају крајева, машина за табеларне прорачуне. Да, Екцел ВБА се може притиснути у услугу за управљање листама података, али то не значи да је најбољи избор за такву врсту посла. Друге апликације су боље прилагођене таквим задацима — углавном зато што су експлицитно дизајниране да их обаве.

Коришћење базе података за структуриране податке

Ако наиђете на било који од проблема наведених у овом чланку, немојте их игнорисати. Постоји професионални одговор на чување структурираних података, познатих као база података. Не мора да буде застрашујуће или скупо, и требало би да вам омогући да логично размишљате о својим подацима, како се они повезују и како са њима комуницирате.

Белешка: Ако прелазите са решења за табеларне прорачуне на базу података, немојте ропски умножавати дизајн табеле, искористите прилику да га побољшате.

Доступне су апликације за базе података опште намене, помоћу којих можете да направите решење по мери. Алтернативно, можда ћете открити да је специјалистичка апликација базе података — она која је већ дизајнирана за сврху коју вам је потребна — јефтинија, бржа за имплементацију и боље одговара.

На пример, ако имате листу клијената и детаље свих ваших интеракција са њима, то се сматра системом управљања односима са клијентима (ЦРМ). Упркос свом отмјеном имену, ЦРМ систем је специјализована база података. Слично томе, пакети налога као што су КуицкБоокс и Саге су специјализоване базе података. Ако не можете да пронађете унапред направљену апликацију која одговара вашим посебним потребама, можете да је направите сами или да је за вас направи ваш ИТ одељење или консултант.

Најчешћи тип базе података је релациона база података, која своје податке чува у табелама и састоји се од редова и колона. Сваки ред садржи податке за посебну ставку. На пример, свака колона описује различите атрибуте предмета, као што је име клијента или кредитно ограничење.

Потребно је само једном да унесете податке о клијенту да бисте креирали запис, а затим га можете користити на онолико фактура колико вам је потребно.

Табеле имају релације дефинисане између себе тако да, рецимо, фактура носи ИД купца. Овај процес значи да можете лако да пронађете све фактуре за одређеног купца или да преузмете његов телефонски број са одређене фактуре. Потребно је само једном да унесете податке о клијенту да бисте креирали евиденцију о купцу, а затим их можете користити на онолико фактура колико вам је потребно без потребе да их поново уносите. Да бисте креирали базу података, морате да дефинишете ове табеле и релације, а затим дефинишете распоред екрана које желите да користите за листање и уређивање података.

Постоји на десетине апликација за базе података. Неки су лаки за употребу и обављају цео посао, омогућавајући вам да дефинишете табеле, екране за унос података и извештаје. Други су потпунији у одређеним областима, али захтевају друге алате да би обавили комплетан посао.

На пример, програм може бити поуздан када дефинише табеле и релације и има робусну анализу и карактеристике извештавања. Ипак, апликацији на крају недостају било какви алати за одређивање екрана за унос података. Мицрософт СКЛ Сервер је очигледан пример овде. Као и код других великих система база података, СКЛ Сервер води рачуна о бацк-енд-у и очекује да користите други алат, као што је Висуал Студио, за развој фронт-енд-а.

Које опције базе података су праве за вас?

Опција базе података #1: Мицрософт Аццесс

Аццесс је један од прадеда десктоп база података. Једноставан је за употребу, али га је лако злоупотребити. Можете дизајнирати табеле, екране и извештаје од нуле или почети од шаблона. Неки од шаблона су отворено амерички и не подучавају увек добру праксу, али вас брзо покрећу. Екрани и функције програмирања могу бити прилично софистицирани. Своју готову апликацију можете да примените на друге кориснике преко свог интранета (НЕ интернета) уместо да се ослањате на дељене датотеке.

Опција базе података #2: Мицрософт СхареПоинт

СхареПоинт је база података, као и механизам за складиштење докумената. Можете га користити за састављање једноставних листа и њихово повезивање. Дизајнер образаца је мало софистициран, али прилагођавање је и даље могуће. Корисна је могућност СхареПоинт-а да „зграби“ листу података акумулираних у Екцел-у и постави их у прилагођену листу. Програм чини прилагођену листу доступном свима на вашој мрежи и омогућава вам да додате сигурност да ограничите ко шта може да ради са тим подацима. Можете да тражите од СхареПоинт-а да вас обавести е-поштом кад год неко дода, измени или избрише записе. Ако чувате податке о људима, ставкама календара или задацима, можете да синхронизујете те податке са Оутлоок-ом.

Опција базе података #3: Зохо Цреатор

Зохо Оффице је веб апликација која укључује базу података која користи функцију превлачења и испуштања да би проширила своје форме на једноставан, интуитиван начин. Процес превуци и испусти се такође навикава на програмирање интеракција и токова посла. Као веб услуга, ваши подаци и апликације су доступни са било ког места, уз једноставну безбедност како би ваши подаци били приватни. Зохо наплаћује по кориснику, месечно, али ограничава број записа које можете да ускладиштите за ту утврђену цену. Програм кошта додатно када складишти више података или за друге функције као што је интеграција е-поште.

Коришћење Екцел табела

Као што видите, Екцел нуди многе функције, али недостају у неким областима у свакој од њих. Понекад друга апликација боље ради посао, посебно ако је дизајнирана посебно за задатак. У другим случајевима, Екцел функционише сасвим добро, на пример за мање базе података, све док знате како да спречите појаву проблема.

Да ли наилазите на неке чешће проблеме када користите Екцел? Поделите своје мисли у коментарима испод.