Асана је један од најчешће коришћених алата за сарадњу на свету. Са милионима клијената, одличан је за сваког ентузијаста продуктивности. Штавише, има довољно флексибилности и алата за добар рад са малим пројектима и задацима, као и са пројектима великих компанија. Асана тим сваке године развија и објављује нове функције како би корисницима пружио корисне функције управљања пројектима као што су временска линија и приказ листе, да споменемо само неке.
У овом чланку ћемо покрити све што треба да знате о коришћењу ознака у Асани. Такође ћемо описати како да додате коментаре, управљате задацима који се понављају и прегледате све ознаке да бисте били сигурни да се ваши пројекти обрађују на време.
Како додати ознаке у Асану
Ознаке су корисна алатка која даје додатни ниво контроле сваком пројекту или задатку. Можете их користити да пратите напредак вашег пројекта или да их категоризујете у складу са тим. Штавише, можете видети све ознаке за сваки пројекат, а када кликнете на ознаку, можете видети све задатке повезане са њом.
Ево како можете да додате ознаку било ком задатку Асане:
- Отворите Асану.
- Идите до пројекта на којем радите.
- Кликните на икону са три тачке у горњем десном углу.
- Кликните на „Додај ознаке“.
Ако сте у журби и тражите одређене задатке, покушајте да притиснете пречицу „Таб + Т“ и одмах ћете видети све ознаке повезане са вашим пројектом и пронаћи све праве информације. Још једна сјајна карактеристика је да можете додати боју својим ознакама и још брже их препознати. Можете користити зелену за нешто одобрено или црвено ако постоји кашњење или неочекивани проблем.
Како погледати све ознаке у Асани
Тренутно није могуће приступити свим вашим ознакама у Асани. Међутим, можете да видите најчешће коришћене ознаке на бочној траци и потражите оне које су вам потребне или сте недавно користили. Ако ваша организација има више од стотину ознака, вероватно би било боље да користите АПИ или АПИ Екплорер да бисте их пронашли. Требаће вам мало времена јер ово није процес без напора, али ћете на крају моћи да видите све своје ознаке.
Ево неких ствари које можете да урадите:
- Када кликнете на ознаку, видећете све задатке означене том ознаком.
- Можете променити боју ознаке и преименовати је кад год је потребно.
- Када почнете да куцате назив ознаке, видећете многе од њих као препоруку.
Како додати задатак који се понавља у Асани
Сваки тим мора да има задатке који се понављају јер су они најбољи начин да подсетите све шта треба да се уради. У Асани, понављајући задаци се дуплирају у нови задатак са другачијим роком сваки пут када завршите претходни. Имајте на уму да ако одлучите да поставите велики задатак за понављање, немојте то радити са приложеним малим подзадацима, јер ће они почети да се дуплирају и имаћете превише њих у свом календару.
Ево како можете да трансформишете било који задатак у онај који се понавља:
- Отворите задатак у Асани.
- Додирните одељак „Рок“.
- Испод календара ћете приметити „Постави на опцију понављања“.
- Кликните на њега и кликните на „Готово“.
Такође можете подесити колико често желите да се ваш задатак који се понавља, да ли се понавља недељно, месечно или у одређеном интервалу. Све ове опције се налазе у одељку „Рок доспећа“ да бисте одредили време и датум за сваки задатак који се понавља.
Када желите да се ваш задатак понавља током недеље, мораћете да изаберете опцију „Недељно“ и означите дане. Ако вам је потребно да се задатак понавља квартално, подесите га на понављање „Месечно“ и нека се понавља свака три месеца. Ако је то задатак који ћете морати да радите два пута годишње, користите опцију „Месечно“ и изаберите понављање шест месеци. Када желите да уклоните задатак, изаберите „Никад“ у одељку за понављање и задатак ће престати да се понавља.
Како додати нову ознаку у Асани
Ознаке су неопходне за сваки пројекат или активан задатак у Асани. Они означавају задатке док свима омогућавају да прате свој напредак. Два главна елемента сваке ознаке су кључна реч и боја.
Кључна реч вам може помоћи да категоризујете све своје задатке и да вам пружи речи за претрагу које можете да унесете кад год треба да пронађете одређене задатке. Када је у питању боја, може да функционише као визуелни елемент за претрагу. Коришћење ознака је лако када их је ваш тим већ направио. Међутим, када треба да почнете од нуле, тада ствари могу постати мало компликованије, јер ћете морати да креирате комплетан систем.
Ево како да направите нову ознаку:
- Отворите задатак или пројекат.
- Поред постојеће ознаке видећете знак „+“.
- Унесите назив нове ознаке.
- Додирните га и на дну падајућег менија видећете „Креирај ознаку за (укуцано име ознаке)“
Кад год почнете да куцате нову ознаку, приметићете да ћете добити све сличне називе ознака. На овај начин нећете морати да трошите много времена покушавајући да одредите одређену. Ако сте направили нову ознаку и схватили да има грешку у куцању, можете је брзо избрисати и направити исправљену. Ево како можете да избришете ознаку:
- Отворите свој задатак у Асани.
- Додирните икону стрелице поред назива пројекта.
- Додирните „Избриши ознаку“.
Када избришете ознаку, сви пратиоци ознаке ће добити е-поруку да их обавестите о брисању. Ако сте грешком избрисали ознаку са ИД-ом ознаке, можете је вратити након што контактирате Асана тим. Из падајућег менија такође можете да делите УРЛ ознаке, да је синхронизујете са својим календаром и додате боју како бисте били сигурни да ће сви то приметити чим отворе задатак.
Како додати коментаре у Асани
Једна од нових карактеристика које је Асана увела су коментари. Они могу да пруже додатне информације о задатку док омогућавају сарадницима да постављају питања и виде реакције свих. Осим тога, овај начин комуникације омогућава свима да добију тренутне одговоре.
Ако желите да додате коментар, поставите курсор на поље за коментар и откуцајте га. Када завршите, кликните на „Коментар“ и сви ће то моћи да виде.
Ако напишете свој коментар и заборавите да га поставите, он аутоматски постаје радна верзија тако да можете да га користите други пут. Такође можете користити команду „Таб + Ц“ да брзо почнете да куцате свој коментар.
Како преименовати ознаку у Асани
Када користите много ознака, сви чланови тима морају да буду на истој страници када им дају имена. Због тога ћете можда морати да преименујете неке од њих неколико пута док не видите шта најбоље функционише за ваше тимове. Ако из неког разлога треба да преименујете нову ознаку, ево шта треба да урадите:
- Отворите Асану.
- Идите на задатак и кликните на икону ознаке.
- Кликните на стрелицу поред назива пројекта.
- У падајућем менију изаберите „Преименуј ознаку“.
Покушајте да избегнете прављење дупликата ознака јер сваки тим има свој јединствен начин коришћења ознака и њиховог именовања. Понекад ћете приметити да ознаке имају слична имена, али да користе различите боје, због чега морате да водите рачуна да не преименујете савршено функционалан наслов.
Додатна често постављана питања
Који је најбољи начин за коришћење ознака у Асани?
Постоји много начина за коришћење ознака у Асани. Један од најбољих за многе кориснике је организовање радног календара. На тај начин можете да користите ознаке да бисте пратили сваки задатак недељу или месец. А пратећи боје, можете видети шта се дешава са пројектом. То је фантастичан начин рада са било којом врстом управљања садржајем и доказаће своју корисност када су у питању пројекти који имају много малих задатака.
Још један одличан начин да користите ознаке у Асани је да идентификујете своје приоритете и резултате. Без детаљне класификације сви задаци ће изгледати подједнако важни, а важни неће имати приоритет. Користећи ознаке, можете да повежете сваки задатак са његовим кључним испоруком тако да цео тим зна шта је хитно, а шта није.
За сваки тим који се бави заостатком производа, неопходно је имати систем у коме сваки извештај, захтев или задатак има одређену ознаку у боји. Без тога, пројекти могу брзо постати неуредни и требаће вам много времена да средите ствари.
Да ли су ознаке и прилагођена поља исти?
Не, пошто се користе у различите сврхе у оквиру пројекта или задатка. Ознаке служе за означавање функција и њихово груписање према важности или делу пројекта.
Прилагођена поља се користе када подаци треба да се деле међу људима који раде на истом пројекту или када треба да пратите појединачне информације у више пројеката.
Означите, и то је то!
Асана је корисна апликација за управљање продуктивношћу која је развила неколико алата за побољшање начина на који тимови раде. Користећи ознаке и коментаре, можете осигурати да сви дају све од себе да ваш производ буде успешан док још увек имате контролу. Ту се ознаке показују најкориснијим.
Сада када знате више о томе како функционишу ознаке и како да их додате у своје пројекте, моћи ћете да користите Асану у потпуности. Каква су ваша искуства са коришћењем ознака? Да ли сте икада креирали нову?
Реците нам више у коментарима испод.