Апликације за управљање тимом су одличне за држање свих у тиму на истој страници у погледу организације. Са Асаном, менаџери могу ефикасно да дистрибуирају задатке и додају чланове гостију у тимове за подршку како би обезбедили додатну радну снагу за своје важне пројекте.
Било да водите тим или сте само члан, рећи ћемо вам све о савладавању управљања пројектима и како да додате госте својој организацији или тиму у Асани. Читајте даље да бисте сазнали више.
Како додати госте у Асани
Асана омогућава компанијама да додају нове чланове, чак и ако немају домен е-поште. Ова функција је згодна за додавање нових сарадника одређеним задацима или додавање клијената који ће пратити ваш напредак. Статус госта омогућава свакоме без имејла са доменом организације да постане гост организације.
Администратори организација у Асани су људи који су овлашћени да позивају и додају госте. Они могу да одлуче ко може да додаје нове чланове тако што ће изабрати да ли само администратори, чланови организације или сви могу да позивају нове људе у тим.
Ево како да позовете госте са администраторске конзоле:
- Отворите Асану и кликните на дугме „Чланови“ у горњем десном углу.
- Додирните дугме „Позови чланове“.
- Унесите имејл адресу особе коју желите да позовете.
- Из падајућег менија изаберите пројекат коме желите да их доделите.
- Потврдите кликом на „Пошаљи“.
Ево корака за позивање некога да се придружи пројекту:
- Отворите Асану и пројекат у који желите да позовете нове госте.
- Кликните на икону „Чланови“ и отвориће се прозор „Дели пројекат“.
- Можете позвати нове чланове тима или госте тако што ћете унети њихово име или адресу е-поште.
Како позвати људе у своју организацију
Најлакши начин да позовете нове чланове или госте у своје пројекте је да им пошаљете везу за позив за дељење. Корисници Асане могу да деле ове везе на многим каналима као што су Слацк, Мицрософт Теамс, е-пошта или чак путем текстуалне поруке. Везе за дељење су одличне за позивање нових чланова, а е-пошта је најбоља за госте.
Ако желите да позовете некога на пројекат, ево шта треба да урадите:
- Отворите Асану.
- На левој бочној траци пронађите пројекат који желите да поделите.
- Кликните на дугме „Дели“ које се налази у горњем десном углу.
- Одаберите да ли желите да позовете некога путем е-поште или путем везе за дељење.
- Копирајте везу да бисте поделили пројекат.
Ако желите да позовете некога у тим, ево како то можете да урадите:
- Отворите Асану.
- Кликните на име вашег тима.
- Додирните дугме „Позови“.
- У искачућем прозору одлучите да ли желите да позовете чланове користећи е-пошту или везу.
Додатна често постављана питања
Можете ли задржати пројекте и задатке приватне у Асани?
Да, имате потпуну контролу над свим својим пројектима у Асани и можете одлучити о њиховом статусу. Контроле дозвола вам омогућавају да пазите на сваку информацију и њену видљивост члановима Организације. Сваки појединац може да одлучи да ли жели нешто да подели само са својим тимом и сарадницима или са свима осталима у Организацији.
Ако су задаци део приватног пројекта, њихова видљивост је ограничена само на сараднике који раде директно на пројекту и његовим задацима. Сваки сарадник може да види свој задатак или подзадатке, али не може да приступи задацима других људи, чак и ако су у истој организацији.
Понекад, када желите да одређене информације остану међу неколико чланова тима, ове пројекте можете означити као приватне или чак само за коментаре. Када поставите своје задатке да буду јавни, они постају доступни свима из ваше организације или тима.
Када одлучите да промените приватност свог пројекта, ево шта треба да урадите:
• Кликните на “+” у горњем десном углу.
• Тамо ћете видети све чланове и госте у свом тиму, а на врху ћете видети „Учини приватним“.
• Када кликнете на „Учини приватним“, ваш пројекат постаје доступан само члановима тима.
Алтернативно, ако желите да промените статус задатка у приватан, ево шта треба да урадите:
• Отворите задатак у Асани.
• Кликните на „Учини приватним“ у горњем десном углу.
• На овај начин, задатак је приватан да га видите само ви и други сарадници.
• Уклоните све сараднике на дну странице ако желите да овај задатак буде приватан.
Можете ли да додате и чланове и госте у исти пројекат?
Заиста, можете додати и чланове и госте у исти пројекат. Када буду у истом тиму, моћи ће да виде имена једни других и да више комуницирају. Ако два госта тренутно виде један другог као „приватног корисника“, то значи да не раде на истом пројекту или нису у истом тиму. Када буду додељени истом пројекту, њихова имена постају видљива.
Члановима је дозвољено да позивају госте у организацију, али администратори су ти који доносе коначне одлуке. Наравно, члан може да додаје госте само у пројекте на којима ради, а администратор их може додати свим активним пројектима, као и скривеним.
Можете ли имати више именованих у Асани?
Тренутно није могуће имати више носилаца дужности у Асани. Само једна особа може бити додељена једном задатку јер је одговорна за његов завршетак.
Један од начина да поделите задатак међу различитим људима је додавање једног или више подзадатака, где можете лако да повежете више сарадника. Други начин је да користите опцију „Додели копије“ и да више људи ради на копијама истог задатка.
Да ли се Асана интегрише са тимовима?
Асана и Мицрософт Теамс заједно су креирали успешан алат за управљање тимом. Користећи Асана за Мицрософт тимове, тимови могу ефикасније да раде заједно. У оквиру ове интеграције, можете користити тимове за разговор са сарадницима и Асану за дистрибуцију задатака.
Ево шта вам интеграција омогућава:
• Пратите Асане задатке, пројекте и ажурирања унутар тимова.
• Користите тимове за претрагу пројеката у Асани.
• Креирајте прилагођена обавештења која функционишу на обе платформе.
• Прилагодите сва своја подешавања обавештења.
• Користите све датотеке Мицрософт Оффице-а и приложите их пројектима и задацима Асане.
• Користите ОнеДриве за складиштење свих важних података за Асана задатке и пројекте.
Шта гости могу да раде у Асани?
Гости не могу да имају исти ниво приступа као чланови организације. Штавише, моћи ће да виде само информације или датотеке које се посебно деле са њима или у оквиру групе у којој се налазе. Гости могу да виде задатке, пројекте и јавне пројекте који су дељени са њима, али немају дозволу за уређивање њих.
Доступне су плаћене функције, али када је у питању креирање, уређивање или чак брисање прилагођених поља, то ће бити немогуће ако сте гост у Асани.
Ево какав приступ имају гости:
• Гости не могу да постану чланови групе
• Гости не могу да постану чланови групе без промене адресе е-поште
• Гости не могу да прегледају друге тимове или приступе различитим групама унутар организације
Шта значи бити гост у организацији?
Гости су корисници који немају званични налог е-поште компаније. Добијају позив да помогну тиму са једним или више пројеката. Са статусом госта, можете комуницирати са клијентима, купцима или било ким другим ко ради на пројекту. Међутим, унутар Организације можете видети само оно што су други поделили са вама.
У Асани, гости могу да додају или уређују вредности унутар пројекта или задатка, али не могу да их обришу или креирају нове. Поред тога, имају приступ свим премиум функцијама које им дозвољавате да користе, осим управљања прилагођеним пољима.
Могу ли се гости видети?
Гости могу да се виде само ако заједно раде на најмање једном пројекту. У супротном, видеће друге као „приватне кориснике“. На овај начин, организација осигурава да не могу да виде своја имена осим ако не раде на нечему заједно.
Која је разлика између госта и члана са ограниченим приступом?
Гости и чланови са ограниченим приступом (ЛАМ) налазе се на дну корпоративне лествице. У суштини, ЛАМ-ови су већ део организације, док су гости привремени чланови тима. Наравно, ако гост покаже таленат и задовољавајуће резултате, може постати ЛАМ или чак члан.
Док гости не деле домен компаније и не рачунају се у Асана плану, ЛАМ-ови имају адресу е-поште компаније и број седишта у компанији. Статус госта постоји само у организацијама и ЛАМ-овима који су део и организација и радних простора у Асани.
Увек останите на путу
Руковање тимовима није лак задатак, али алати као што је Асана могу вам помоћи да управљате послом и креирате функционалне тимове који испоручују на време. Опремљен посебним комплетом алата који омогућава администраторима да додају чланове, госте и мењају чланове тима у неколико кликова, то је незаменљив алат за сваку професионалну компанију.
Надамо се да смо вам помогли да разумете како Асана функционише и како да је максимално искористите. Осим тога, сада знате како да додате госте свом тиму и управљате видљивошћу свих својих пројеката.
Да ли волите да користите Асану? Да ли сте га користили са Мицрософт тимовима?
Реците нам више о томе у одељку за коментаре испод.